Взять и изменить все к лучшему одним махом? Так не работает — команда Marketing Division проверила это на собственном опыте. Начать новую жизнь «с понедельника» — утопия, особенно если речь идет о жизни большой компании. Нужно шаг за шагом формировать и взращивать внутреннюю культуру изменений. Как управлять переменами и с какими трудностями придется столкнуться в пути — разбираемся вместе с HR-гуру MD: Кирой Донской и Еленой Карпенко.

Елена Карпенко: Необходимость в принятии стандарта появляется, когда перемен много. Мы — креативное агентство, сообщество людей-инициаторов, которые постоянно что-то придумывают и изобретают. Рождается идея, потом возникает другая, и так бесконечно — в этом наша сила. Но эта же сила может породить ворох нереализованных, недодуманных и невоплощенных идей. Чтобы путь развития компании был проще и чище, внедрять изменения нужно не с наскока, а системно. Мы это осознали и стали искать систему, которая позволит каждому на своем уровне внести вклад в общий процесс.

Кира Донская: После анализа существующих вариантов именно она оказалась наиболее подходящей под задачи и ценности компании. Кроме того, именно ее используют гиганты вроде Apple и Microsoft, а их выбору можно доверять. ADKAR предполагает 5 этапов внедрения изменений: Awareness — осознание необходимости изменений, Desire — создание желания поддерживать изменения, Knowledge — знание того, как осуществлять перемены, Ability -способность внедрить изменения и Reinforcement — способность закрепить изменения, ввести их в привычку.

Мы добавили предварительный этап — подготовку понимания необходимости изменений. На этом этапе лидер процесса (сотрудник, ответственный за конкретное изменение) должен сначала сформулировать предмет перемен и их понимание: зачем они нужны, какова цель, результат, запросы, критерии их оценки. Здесь важно проработать все возможные проблемы и вызовы, создать маршрутную карту перемен. Исследовав их необходимость, лидер процесса распространяет это знание дальше на руководителей компании. Ведь согласно исследованиям, нововведения приживутся, только если 75% руководителей поверят в их значимость и пользу. Задача подготовки, добавленной MD в систему ADKAR, — заразить идеей перемен руководство через личное влияние и понимание лидера процесса.

Систем, способных помочь внедрить изменения, множество: модели Левина и Маккинси, теория подталкивания и кривая изменений Кюблер-Росс и еще великое множество теорий, систем и подходов. В Marketing Division выбрали пятиступенчатую систему ADKAR. Почему вам подошла именно эта система?

Кира Донская: «ADKAR — это методология, которая подходит для задач любой сложности: от внедрения новой системы отчетности и до бытовых моментов вроде ремонта в офисе или загородной поездки. Это вопрос масштабирования и перестройки образа мышления».

Елена Карпенко: Создать желание – это самое трудное. Научить при желании сотрудника – можно, заставить его захотеть учиться – нет. «Не хочу, не могу, не буду» – ADKAR помогает пройти этот путь через осознание собственного вклада и получение новых востребованных компетенций.

Елена Карпенко: Одной из важных задач за последнее время было внедрение в компании системы отчетности через ERP. На основании этих отчетов считается эффективность, принимаются верные управленческие решения, проводится анализ сильных и слабых сторон. Это понимает менеджмент. Для рядового же сотрудника это просто еще одна нагрузка. Мы решили взглянуть на проблему внедрения ERP через призму ADKAR.
При полной готовности материальной, технической и теоретической баз, наибольшее количество вопросов возникло при взаимодействии с сотрудниками. Задачей было взять систему и, посмотрев, на каких этапах возникают барьеры, сопротивление и непонимание, помочь сотрудникам принять изменения, вовлечься в них. Сотрудники HR-дивизиона, курирующего процесс коммуникаций при внедрении, начали подробно объяснять, что такое ERP, как эта система работает и чем в итоге будет полезна. Они помогли позиционировать изменения через позитивные формулировки: «Вы участники инноваций, двигатели процесса. Задачи, которые кажутся вам рутинными и обременительными (ЗПТ) на самом деле меняют жизнь во всей компании, оказывают влияние на общий результат, и именно вы оказываете это влияние». Участие во внедрении ERP — это отдельный внутренний проект, который оценивается дополнительными баллами при выборе лучшего сотрудника года в рамках премии «The Best of MD». Для каждого участника процесса есть свои инструменты, где он может что-то пробовать, получать ответы на возникающие вопросы, получать бонусы от компании за успехи в освоении нового.

Кира Донская: Процесс разделен на блоки и, внедряя каждый из них, мы акцентируем внимание на том, как предыдущий повлиял на рабочий процесс, говорим, к каким более крупным переменам приведет внедрение этого, следующего, последующего блоков. Мы показываем выгоду от перемен, и в результате получается, что система, вызывавшая скепсис, экономит время и нервы.

Был ли какой-то «пилотный» проект, на котором система отрабатывалась в первую очередь?

Елена Карпенко: Когда бизнес растет в плане клиентов, оборотов, персонала — без правил не обойтись. Нужны стандарты, чтобы предлагать продукт или услугу определенного уровня. Есть производственный процесс, а есть вспомогательный, который позволяет компании развиваться. Здесь как раз приходит на помощь ADKAR.

Наши сотрудники на общем собрании одобрили и поддержали систему ADKAR, они понимают, что это важно и нужно. В том, что касается внедрения ERP с ее помощью, тут процесс адаптации проходит непросто, но положительные результаты уже видны. Кто уже сейчас говорит «спасибо», так это руководители. Когда все централизовано, решается масса проблем. Так, теперь главбух быстрее анализирует расходы — коллеги могут оперативно сдать отчеты по проектам. И при этом все прозрачно: все данные открыты и видны в одном месте.

Выходит, с помощью ADKAR вам в том числе удается работать с возражениями. А какова обратная связь от сотрудников на нынешнем этапе?

Друзья, если вам интересна тема системного управления изменениями, вы внедряете или хотели бы внедрить что-то подобное у себя в компании, и у вас возникли вопросы — Кира Донская (k.donskaya@marketingdivision.com) и Елена Карпенко (E.Karpenko@marketingdivision.com) готовы вас проконсультировать. Мы будем рады помочь вам найти идеальный инструмент для прозрачного управления в эпоху турбулентности. Пишите!

Разбивка задачи на этапы повышает мотивацию, как в работе, так и в жизни, ведь на каждом этапе тебе есть за что себя похвалить, ты приобретаешь навык преодоления барьеров. ADKAR оптимальна для решения задач — интуитивно понятна, сбалансирована, достаточна.

Елена Карпенко: Если компании необходимы изменения, не важно, какого она профиля. Если бы все были креативными, то что бы мы ели? :) Если есть изменения по процессам, внутренним политикам — нужна система внедрения.

MD — креативная, творческая команда. Насколько ADKAR и подобные системы актуальны для менее креативных направлений бизнеса?

При этом важнее не конкретная система, а принятие системного подхода. Мы нашли свой инструмент, проверили, видим — он работает! При этом каждый волен выбирать тот инструмент, который подходит ему.

Кира Донская: Тут стоит еще упомянуть тренд на открытость компаний. Проект внедрения изменений — это тот самый прозрачный бизнес-процесс, который позволяет спланировать необходимые перемены и избежать хаоса. Понятная последовательность действий дает возможность каждому играть в команде и по правилам — не перекидывая друг на друга задачи, работая на общий результат.

Кира Донская: Внедрение — это некий план изменений, и мы, уже преодолев часть пути и набив достаточное количество шишек, можем предложить проанализировать готовый план или помочь его составить. Правильно ли расположены этапы? Насколько понятно прописаны «маршруты», по которым должны идти изменения? Как выстроена коммуникация? Иногда со стороны виднее, особенно компании, которая получила прикладные знания в этой области, решив актуальные проблемы, а не только прочитав методички и прослушав курсы. Мы видели процессы изнутри и получили необходимые скиллы, чтобы лучше понимать проблемы и их решения.

Внедрив систему управления изменениями в MD, готовы ли вы помочь в этом другим компаниям?